Ein paar Infos zur Planung einer Reise aus dem Nähkästchen eines TripLeaders
Hallo liebe zukünftige TripLeader und alle die es werden wollen! Heute schreibe ich über ein paar persönliche Erfahrungen und Tipps und Tricks, wie ihr euren ersten Trip planen könnt. Was sind die go-tos, was sollte man beachten und wie ihr am besten eine Gruppenreise organisiert! Ich nehme euch mit auf meine persönliche Reiseplanung und Durchführung einer Gruppenreise hoffe ihr könnt etwas für euch daraus mitnehmen! 🙂
Wenn ihr Hilfe braucht bei den soft skills des Erstellen eures Trips, schaut gerne hier vorbei, wenn ihr mehr über den Prozess der Trip-Erstellung lernen wollte empfehle ich euch diesen Artikel.
Ihr wisst nicht, wie ihr euren Trip bewerben sollt? Auch dazu haben wir mehr Informationen.
1. Planung des Reiseziels
- Reiseland: Ist die Destination ein sicheres Reiseland? Wie hoch ist die Kriminalität? Wart ihr schon einmal dort und habt vielleicht sogar schon Erfahrungen aus erster Hand, ob sich das Land gut eignet? Wie sind die Covid-Regelungen, darf man einreisen? Ist vorhersehbar, ob sich diese Einschränkungen in den kommenden Wochen verändern werden beziehungsweise verschärfen werden? Behaltet hier am besten Zeitungen und aktuelle News im Blick, damit ihr Bescheid wisst, was sich in eurem Reiseziel so tut und wie die Situation gerade ist.
- Reisezeit: Wie sind die Temperaturen? Da ich eine CoWorking Reise geplant habe, war es wichtig für mich zu wissen, wie das Wetter ungefähr ist. Portugal war hier für September die beste Wahl – es war nicht zu heiß, aber warm genug um sich im Meer zu erfrischen, und nicht zu kalt um am Abend beim Abendessen draußen nicht zu frieren. Gegen Ende September braucht man allerdings schon eine Jacke. So etwas ist gut zu wissen, wenn ihr mit euren TripMates telefoniert und Fragen aufkommen, was eingepackt werden soll. Also einfach mal recherchieren, wie das Wetter allgemein zu der gewünschten Reisezeit im Destinationsland sind.
- Ausflugsziele: Welche Ausflugsziele gibt es vor Ort? Was kann man an einem freien Tag machen? Wie sind die Distanzen – muss man ein Auto haben oder kann man auch öffentlich gut herumkommen?
Hast du schon eine Idee wo du gerne hinreisen möchtest? Dann erstelle jetzt deine eigene Reise!
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2. Anzahl der TripMates 
Fremde die Freunde werden
Wenn ihr an Gruppen denkt – mit wie vielen Leuten fühlt ihr euch besonders wohl? Ab welcher Anzahl habt ihr das Gefühl den Überblick zu verlieren? Denkt an euere Freundesgruppe und an frühere Reisen, die ihr unternommen habt. Es ist individuell sehr unterschiedlich, mit wie vielen Leuten ihr euch wohl fühlt und was für euch die optimale Gruppengröße ist. Wenn ihr ungefähr wisst, mit wie vielen Leuten ihr verreisen wollt, gibt es noch die organisatorische Seite.
Organisatorisches
Hier gibt es ebenfalls ein paar Aspekte zu bedenken. Wie viele Zimmer hat die Unterkunft? Sind alle Betten Doppelbetten oder gibt es Einzelbetten? Finde ich TripMates, die sich ein Zimmer teilen? Wie viele Autos werden wir mieten und in welcher Größe? Hier ist gute Kommunikation der Schlüssel! Macht euch vorher ein Bild und besprecht dann mit euren TripMates, was am besten für euch passt.
Ihr wisst noch nicht mit wem? Kein Problem! Mit JoinMyTrip findet ihr easy eure Gruppe mit der ihr die Stadt unsicher machen oder am Strand chillen könnt!
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3. Unterkunft
Wer teilt sich ein Zimmer? Wie viel Platz ist in der Unterkunft? Was ist der Zweck der Unterkunft? Wenn ihr zum Beispiel, wie ich, einen CoWorking Trip organisiert, ist es wichtig, dass genug „Raum“ für alle ist. Das heißt zum Beispiel, hat jeder einen guten Arbeitsplatz? Wie ist die Geräuschkulisse, kann man auch ein ruhiges Plätzchen zum Arbeiten finden wenn eure TripMates viel telefonieren? Wie viele Bäder gibt es?
Hier ist wieder die Gruppengröße ausschlaggebend, ab 4-5 Leuten ist es super, ein zweites Bad zur Verfügung zu haben. Wenn ihr viel zu Hause kochen wollt, ist es außerdem nicht schlecht einen etwas genaueren Blick auf die Küche zu werfen – wie ist die Ausstattung? Gibt es einen Griller für einen BBQ Abend? Gibt es auch einen Raum zum „chillen“, oder vielleicht einen Balkon oder Garten?
Lasst euch bei der Recherche noch einmal durch den Kopf gehen, was für euch persönlich und die Gruppe wichtig ist und wählt so die passende Unterkunft.
4. Kommunikation mit den TripMates
- Telefonat
Was sind die Eckdaten der Reise? Gibt es etwas dass ihr unbedingt vorher abklären möchtet? Beim Telefonat könnt ihr euch erkundigen, ob der/die TripMate bereit ist, sich ein Zimmer zu teilen und ob er/sie sich vorstellen könnte, Autofahrer zu sein. Of möchten TripMates über die momentane Situation mit Covid Bescheid wissen und wer noch mitkommt auf die Reise.
- Whatsapp Gruppe
Wenn ihr wisst, wer auf eure Reise mitkommt, könnt ihr eine Whatsapp (oder Telegram, Signal,…) Gruppe erstellen. Stellt euch selbst noch einmal kurz vor und bittet alle TeilnehmerInnen dasselbe zu tun. Eine virtuelle Vorstellungsrunde sozusagen – nehmt auch gerne einen Fun Fact über euch dazu, das macht den ersten Kontakt lockerer und lässt die Vorfreude auf eine persönliches Kennenlernen steigen.
- Einpackliste
Dinge, die ihr als Gruppe braucht, könnt ihr untereinander aufteilen und jeder nimmt etwas mit. Hierfür könnt ihr die Whatsapp Gruppe für die Kommunikation verwenden. Das sind zum Beispiel Dinge wie Verteiler, Kartenspiele, Gesellschaftsspiele, Ideen für Kochrezepte für die Gruppe und so weiter.
- Einkaufsliste
Kurz bevor ihr eure Sachen nehmt und zum Flughafen loszieht, könnt ihr schon einmal eine Liste in die Gruppe schicken mit Dingen die ihr allgemein braucht. Das sind zum Beispiel Waschmittel, Geschirrspültabs, Wettex, eventuell Grillkohle, falls ein Griller vorhanden, und Lebensmittel die im Allgemeinen von den meisten gegessen werden, wie zum Beispiel Brot, Nudeln, Obst, Gemüse, Aufstriche, etc.
5. Aktivitäten 
Zu diesem Punkt gibt es kein allgemeines „to-do“ or „not-to-do“ – ich schlage vor, einfach Aktivitäten herauszusuchen, die eurer Gruppe Spaß machen könnten. Da ich in Portugal war, habe ich einiges herausgesucht, was speziell dort und als Gruppe gut zu organisieren und zu unternehmen ist. Hier sind meine persönlichen Favoriten:
– Surfkurs
Wir haben uns alle zusammen für eine Surfstunde bei einem Surflehrer angemeldet. Da Ericeira bekannt fürs Surfen ist, war das fast ein Muss – und hat sich auf jeden Fall gelohnt!
– Architektonische Sehenswürdigkeiten
An den meisten Orten gibt es bestimmte Bauwerke, die sehenswert und/oder von geschichtlicher Seite interessant sind. Von Ericeira aus sind wir zum Beispiel in die Städte Obidós und Sintra gefahren und haben und Schlösser und Burgen vor Ort angesehen, bevor wir anschließen in ein nettes Restaurant eingekehrt und einen Nachmittagssnack genossen haben.
– Durch die Stadt bummeln und Souvenirs kaufen
– geht IMMER! Es ist immer nett, die Umgebung zu Fuß, mit dem Rad, dem Scooter oder dem Segway zu erkunden – seid kreativ und lernt den Ort an dem ihr seid auf unterschiedliche Arten kennen! Viel Spaß beim Schauen und Staunen, was die Umgebung so bietet!
6. Auto mieten
Erkundigt euch wie man vor Ort am besten herumkommt. Gibt es viele öffentliche Transportmittel? Wenn ja, wie sind sie preislich? Gibt es Uber oder Bolt?
Wenn ihr ein Auto mietet, ist es gut im Vorhinein zu wissen wer das Auto mietet und wie viele Autos ihr mieten wollt. Das könnt ihr am besten in der Whatsapp Gruppe besprechen.
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